Firma Tehnoplus este producător de echipamente medicale pentru spitale. Este o firmă care a crescut foarte mult în ultima vreme, iar managementul firmei pierduse din mână problema costurilor şi a organizării financiare interne.

Aveau nevoie de un sistem de bugetare, defalcat pe departamente care să le permită planificarea costurilor, urmărirea (şi eventual reducerea) lor şi calcularea abaterilor. Evident, totul în cadrul unor ţinte de profit fixate de management.

În calitate de consultant, am început stabilind o relaţie între ţintele de profit şi performanţă stabilite de management şi cheltuielile necesare pentru realizarea acestor ţinte.

Ulterior, am analizat cheltuielile din contabilitate, le-am transformat în costuri economice (operaţie în cadrul cărora am preluat anumite costuri, am eliminat unele, am adăugat altele). Apoi aceste costuri au fost împărţite (logic) în fixe şi variabile; apoi au fost aşezate în ordinea inversă a ponderii (cele mai mari primele). În continuare, fiecare poziţie de cost a fost repartizată (după anumite chei de repartizare, unele estimate, altele calculate) pe fiecare departament.

Cunoscând relaţia dintre costuri şi ţintele de performanţă economică stabilite de management, am putut evalua necesarul de cost pentru fiecare departament, şi am putut stabili (matematic, evident) limitări maxime (de genul „nu depăşiţi aceste valori") şi nevoi minime (ştiind care este relaţia dintre cost şi profitul ţintă).

Având costurile defalcate pe poziţii şi pe departamente, am putut indica ce costuri trebuie să fie scăzute (şi apoi stabilit, din punct de vedere tehnic, dacă se pot scădea acele costuri fără a influenţa calitatea produselor şi serviciilor oferite). Astfel, am reuşit să nu cădem în capcana de a încerca să influenţă costurile cel mai simplu de influenţat, dar fără a avea vreun efect în economia firmei.

Invers, în cazul în care este necesară creşterea vreunui cost, se poate calcula şi estima exact impactul pe care această creştere o va avea asupra ţintelor de profit şi se poate resorbi un eventual impact negativ din altă parte.

Aşadar, în acest moment, managementul firmei Tehnoplus are la dispoziţie un sistem flexibil şi uşor de folosit prin care poate ţine evidenţa costurilor pe poziţie de cost, pe departament, pe tip de cost (fix / variabil) şi poate calcula impactul scăderii sau creşterii unui cost asupra ţintelor de performanţă stabilite de management.